أولاً: الغرض
تهدف هذه السياسة والإجراءات إلى توحيد إدارة المعادن المتنازع عليها التي تدخل في أنشطة الشراء الخاصة بالشركة، وضمان عدم تورط سلسلة التوريد الخاصة بالشركة في أي أنشطة تعدين غير قانونية أو عالية المخاطر أو منافية لحقوق الإنسان، وحماية سمعة الشركة ومصالحها.
ثانياً: نطاق التطبيق
ينطبق هذا الإجراء السياسي على جميع الأنشطة التي تنطوي على شراء المعادن المتنازع عليها من قبل الشركة وفروعها.
ثالثًا: التعاريف
المعادن المتنازع عليها: تشير إلى المعادن التي يتم استخراجها بشكل غير قانوني، أو بمخاطر عالية، أو بطرق منافية لحقوق الإنسان في جمهورية الكونغو الديمقراطية (DRC) والدول المحيطة بها، بما في ذلك القصدير والتنغستن والكوبالت والتنتالوم وعناصر الأرض النادرة.
رابعاً: المسؤوليات وتقسيم العمل
1. قسم إدارة سلسلة التوريد: مسؤول عن وضع معايير الوصول إلى الموردين لضمان استيفاء الموردين لمتطلبات الامتثال الخاصة بالشركة فيما يتعلق بشراء المعادن المتنازع عليها؛ مسؤول عن مراجعة الموردين بانتظام لضمان استمرار امتثالهم.
2. قسم المشتريات: مسؤول عن تحديد المنتجات التي تحتوي على معادن متنازع عليها أثناء عملية الشراء والتأكد من الحصول عليها من موردين ملتزمين؛ مسؤول عن التواصل مع الموردين وطلب المستندات الداعمة ذات الصلة.
3. القسم القانوني: مسؤول عن تقديم الدعم القانوني لضمان الامتثال لمتطلبات شراء المعادن المتنازع عليها للشركة؛ مسؤول عن مراجعة المستندات الداعمة المقدمة من الموردين.
4. قسم الجودة: مسؤول عن فحص جودة المنتجات المشتراة لضمان أن المنتجات تلبي متطلبات الجودة الخاصة بالشركة.
خامساً: إجراءات إدارة شراء المعادن المتنازع عليها
1. مرحلة تقييم الموردين: خلال مرحلة تقييم الموردين، ينبغي على إدارة سلسلة التوريد إدراج الالتزام بقوانين المعادن المتنازع عليها ضمن معايير التقييم لضمان استيفاء الموردين الجدد لمتطلبات الشركة. أما بالنسبة للموردين الحاليين، فينبغي إجراء مراجعات دورية لضمان استمرار التزامهم بهذه القوانين.
٢. مرحلة الشراء: يجب على قسم المشتريات تحديد المنتجات التي تحتوي على معادن متنازع عليها خلال عملية الشراء، والتأكد من توريدها من موردين ملتزمين بالمعايير. قبل توقيع عقد الشراء، يجب على قسم المشتريات الاتفاق بوضوح مع المورد على كيفية التعامل مع المعادن المتنازع عليها، ومطالبة المورد بتقديم المستندات الداعمة ذات الصلة.
3. إدارة وثائق الاعتماد: يجب على المورّد تقديم وثائق الاعتماد، مثل تقارير التدقيق من جهات خارجية، خلال فترة زمنية محددة بعد توقيع العقد لإثبات خلو المنتجات المشتراة من المعادن المتنازع عليها. ويتعين على الإدارة القانونية مراجعة وثائق الاعتماد للتأكد من صحتها وصلاحيتها.
4. فحص الجودة: يجب على قسم الجودة إجراء فحوصات جودة على المنتجات المشتراة لضمان مطابقتها لمتطلبات الجودة الخاصة بالشركة. بالنسبة للمنتجات التي تحتوي على معادن متنازع عليها، يجب على قسم الجودة التركيز على جودتها والتأكد من مطابقتها لمعايير المصدر.
5. التعامل مع الموردين غير الملتزمين: في حال ثبوت تورط مورد ما في تجارة المعادن المتنازع عليها، يتعين على الشركة تعليق التعاون معه فوراً وإجراء تحقيق. وبناءً على نتائج التحقيق، تُتخذ الإجراءات المناسبة، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر، إنهاء العقد، ورفع دعوى قضائية، وما إلى ذلك. وفي الوقت نفسه، يُدرج اسم المورد في القائمة السوداء ويُخطر بذلك الإدارات والشركات التابعة الأخرى.
سادساً: التدريب والتوعية
ينبغي على الشركة تنظيم دورات تدريبية منتظمة للموظفين حول الالتزام بقوانين المعادن المتنازع عليها، وذلك لتعزيز فهمهم لهذه المعادن ورفع مستوى وعيهم بأهمية الالتزام بها. وفي الوقت نفسه، يجب توعية الموظفين بأهمية الالتزام بقوانين المعادن المتنازع عليها من خلال قنوات التواصل الداخلية، لضمان امتثالهم للوائح ذات الصلة في عملهم الفعلي.
سابعاً: الإشراف والتقييم
تلتزم الشركة بإنشاء آلية إشراف فعّالة لتفتيش وتقييم تطبيق هذه السياسة والإجراءات بشكل دوري من قبل كل قسم وفرع. وسيتم التعامل مع أي مخالفات يتم اكتشافها وفقًا للوائح الشركة، وسيُحاسب المسؤولون المعنيون.
يبدأ سريان هذا الإجراء السياسي من تاريخ إصداره، ويتعين على جميع الإدارات والشركات التابعة الالتزام به التزاماً تاماً. ويجب الحصول على موافقة إدارة الشركة قبل تنفيذ أي تعديلات أو تغييرات على هذا الإجراء السياسي في حال وجود ظروف استثنائية.
