I. Zweck
Diese Richtlinie und Verfahrensanweisung zielt darauf ab, das Management von Konfliktmineralien im Beschaffungsprozess des Unternehmens zu standardisieren, sicherzustellen, dass die Lieferkette des Unternehmens keine illegalen, risikoreichen oder menschenrechtswidrigen Bergbauaktivitäten umfasst, und den Ruf sowie die Interessen des Unternehmens zu schützen.
II. Anwendungsbereich
Diese Richtlinie gilt für alle Aktivitäten, die die Beschaffung von Konfliktmineralien durch das Unternehmen und seine Tochtergesellschaften betreffen.
III. Definitionen
Konfliktmineralien: Bezieht sich auf Mineralien, die illegal, mit hohem Risiko oder menschenrechtswidrig in der Demokratischen Republik Kongo (DRK) und den umliegenden Ländern abgebaut werden, einschließlich Zinn, Wolfram, Kobalt, Tantal und Seltene Erden.
IV. Verantwortlichkeiten und Aufgabenverteilung
1. Abteilung für Lieferkettenmanagement: Verantwortlich für die Festlegung von Zulassungsstandards für Lieferanten, um sicherzustellen, dass die Lieferanten die Compliance-Anforderungen des Unternehmens für die Beschaffung von Konfliktmineralien erfüllen; verantwortlich für die regelmäßige Überprüfung der Lieferanten, um deren fortlaufende Einhaltung sicherzustellen.
2. Einkaufsabteilung: Verantwortlich für die Identifizierung von Produkten, die Konfliktmineralien enthalten, während des Beschaffungsprozesses und dafür, dass diese von konformen Lieferanten bezogen werden; verantwortlich für die Kommunikation mit Lieferanten und die Anforderung relevanter Nachweisdokumente.
3. Rechtsabteilung: Verantwortlich für die rechtliche Unterstützung zur Sicherstellung der Einhaltung der Beschaffungsanforderungen des Unternehmens bezüglich Konfliktmineralien; verantwortlich für die Prüfung der von Lieferanten bereitgestellten Nachweisdokumente.
4. Qualitätsabteilung: Verantwortlich für die Qualitätsprüfung der eingekauften Produkte, um sicherzustellen, dass diese den Qualitätsanforderungen des Unternehmens entsprechen.
V. Verfahren zum Management der Beschaffung von Konfliktmineralien
1. Lieferantenzulassungsphase: Während der Überprüfung zur Lieferantenzulassung sollte die Abteilung für Lieferkettenmanagement die Einhaltung der Konfliktmineralien-Compliance in die Bewertungskriterien aufnehmen, um sicherzustellen, dass neue Lieferanten die Anforderungen des Unternehmens erfüllen. Für bestehende Lieferanten sollten regelmäßige Überprüfungen durchgeführt werden, um deren fortlaufende Einhaltung sicherzustellen.
2. Beschaffungsphase: Die Einkaufsabteilung sollte während des Beschaffungsprozesses Produkte, die Konfliktmineralien enthalten, identifizieren und sicherstellen, dass diese von konformen Lieferanten bezogen werden. Vor Vertragsunterzeichnung sollte die Einkaufsabteilung mit dem Lieferanten klar die Handhabung von Konfliktmineralien vereinbaren und den Lieferanten zur Vorlage relevanter Nachweisdokumente auffordern.
3. Verwaltung von Zertifizierungsdokumenten: Der Lieferant sollte innerhalb eines bestimmten Zeitraums nach Vertragsunterzeichnung Zertifizierungsdokumente, wie z. B. Berichte von Drittprüfungen, vorlegen, um zu belegen, dass die gekauften Produkte keine Konfliktmineralien enthalten. Die Rechtsabteilung sollte die Zertifizierungsdokumente auf Echtheit und Gültigkeit prüfen.
4. Qualitätsprüfung: Die Qualitätsabteilung sollte Qualitätsprüfungen der eingekauften Produkte durchführen, um sicherzustellen, dass diese den Qualitätsanforderungen des Unternehmens entsprechen. Bei Produkten, die Konfliktmineralien enthalten, sollte die Qualitätsabteilung besonderes Augenmerk auf deren Qualität und Herkunftskonformität legen.
5. Umgang mit problematischen Lieferanten: Bei Lieferanten, die als involviert in Konfliktmineralien identifiziert werden, sollte das Unternehmen die Zusammenarbeit sofort aussetzen und eine Untersuchung einleiten. Basierend auf den Untersuchungsergebnissen sind geeignete Maßnahmen zu ergreifen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Vertragskündigung, Einleitung rechtlicher Schritte usw. Gleichzeitig sollte der Lieferant auf die schwarze Liste gesetzt und andere Abteilungen sowie Tochtergesellschaften informiert werden.
VI. Schulung und Öffentlichkeitsarbeit
Das Unternehmen sollte regelmäßige Schulungen zur Compliance mit Konfliktmineralien für Mitarbeiter durchführen, um deren Verständnis für Konfliktmineralien und Bewusstsein für Compliance zu verbessern. Gleichzeitig sollte die Bedeutung der Einhaltung der Konfliktmineralien-Compliance den Mitarbeitern über interne Kommunikationskanäle vermittelt werden, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die relevanten Vorschriften in ihrer täglichen Arbeit einhalten.
VII. Überwachung und Bewertung
Das Unternehmen richtet einen wirksamen Überwachungsmechanismus ein, um die Umsetzung dieser Richtlinie und Verfahrensanweisung durch jede Abteilung und Tochtergesellschaft regelmäßig zu überprüfen und zu bewerten. Entdeckte Verstöße werden streng gemäß den Unternehmensvorschriften behandelt, und die verantwortlichen Personen werden zur Rechenschaft gezogen.
Diese Richtlinie tritt am Tag ihrer Veröffentlichung in Kraft, und alle Abteilungen sowie Tochtergesellschaften sind verpflichtet, sie strikt einzuhalten. Änderungen oder Anpassungen dieser Richtlinie im Falle besonderer Umstände bedürfen der Genehmigung durch die Unternehmensleitung vor der Umsetzung.
