I. Objetivo
Esta política e procedimento visam padronizar a gestão de minerais de conflito envolvidos nas atividades de aquisição da empresa, garantir que a cadeia de abastecimento da empresa não envolva quaisquer atividades de mineração ilegais, de alto risco ou anti-direitos humanos, e salvaguardar a reputação e os interesses da empresa.
II. Âmbito de aplicação
Este procedimento de política aplica-se a todas as atividades que envolvem a aquisição de minerais de conflito pela empresa e suas subsidiárias.
III. Definições
Minerais de conflito: Refere-se a minerais extraídos ilegalmente, com alto risco ou de formas anti-direitos humanos na República Democrática do Congo (RDC) e nos seus países vizinhos, incluindo estanho, tungsténio, cobalto, tântalo e elementos de terras raras.
IV. Responsabilidades e Divisão do Trabalho
1. Departamento de Gestão da Cadeia de Abastecimento: Responsável por estabelecer padrões de acesso a fornecedores para garantir que os fornecedores cumprem os requisitos de conformidade da empresa para a aquisição de minerais de conflito; responsável por rever regularmente os fornecedores para garantir a sua conformidade contínua.
2. Departamento de Aquisições: Responsável por identificar produtos que envolvem minerais de conflito durante o processo de aquisição e garantir que são provenientes de fornecedores em conformidade; responsável por comunicar com os fornecedores e solicitar os documentos de suporte relevantes.
3. Departamento Jurídico: Responsável por fornecer apoio jurídico para garantir o cumprimento dos requisitos de aquisição de minerais de conflito da empresa; responsável por rever os documentos de suporte fornecidos pelos fornecedores.
4. Departamento de Qualidade: Responsável pela inspeção de qualidade dos produtos adquiridos para garantir que os produtos cumprem os requisitos de qualidade da empresa.
V. Procedimento de Gestão de Aquisição de Minerais de Conflito
1. Fase de acesso ao fornecedor: Durante a fase de revisão do acesso ao fornecedor, o departamento de gestão da cadeia de abastecimento deve incorporar a conformidade com minerais de conflito nos critérios de avaliação para garantir que os novos fornecedores cumprem os requisitos da empresa. Para os fornecedores existentes, devem ser realizadas revisões regulares para garantir a sua conformidade contínua.
2. Fase de aquisição: O departamento de aquisições deve identificar produtos que envolvem minerais de conflito durante o processo de aquisição e garantir que são provenientes de fornecedores em conformidade. Antes de assinar o contrato de aquisição, o departamento de aquisições deve acordar claramente com o fornecedor o tratamento de minerais de conflito e exigir que o fornecedor forneça os documentos de suporte relevantes.
3. Gestão de documentos de certificação: O fornecedor deve fornecer documentos de certificação, como relatórios de auditoria de terceiros, dentro de um determinado período após a assinatura do contrato para comprovar que os produtos adquiridos não envolvem minerais de conflito. O departamento jurídico deve rever os documentos de certificação para garantir a sua autenticidade e validade.
4. Inspeção de qualidade: O departamento de qualidade deve realizar inspeções de qualidade nos produtos adquiridos para garantir que cumprem os requisitos de qualidade da empresa. Para produtos que envolvem minerais de conflito, o departamento de qualidade deve focar-se na sua qualidade e conformidade de origem.
5. Tratamento de maus fornecedores: Para fornecedores identificados como envolvendo minerais de conflito, a empresa deve suspender imediatamente a cooperação e realizar uma investigação. Com base nos resultados da investigação, devem ser tomadas medidas apropriadas, incluindo, mas não se limitando a, rescisão do contrato, instauração de processo judicial, etc. Ao mesmo tempo, o fornecedor deve ser incluído na lista negra e notificado aos outros departamentos e subsidiárias.
VI. Formação e Publicidade
A empresa deve realizar regularmente formação sobre conformidade com minerais de conflito para os colaboradores, a fim de melhorar a sua compreensão sobre minerais de conflito e a consciência de conformidade. Ao mesmo tempo, a importância da conformidade com minerais de conflito deve ser promovida aos colaboradores através de canais de comunicação interna para garantir que os colaboradores cumprem as regulamentações relevantes no seu trabalho real.
VII. Supervisão e Avaliação
A empresa deve estabelecer um sólido mecanismo de supervisão para inspecionar e avaliar regularmente a implementação desta política e procedimento por cada departamento e subsidiária. Quaisquer violações descobertas devem ser tratadas em estrita conformidade com os regulamentos da empresa, e os responsáveis relevantes devem ser responsabilizados.
Este procedimento de política entrará em vigor na data da sua emissão, e todos os departamentos e subsidiárias devem cumpri-lo rigorosamente. Quaisquer ajustamentos ou modificações a este procedimento de política, em caso de circunstâncias especiais, devem ser aprovados pela direção da empresa antes da implementação.
