I. Цель
Данная политика и процедура направлены на стандартизацию управления конфликтными минералами, участвующими в закупочной деятельности компании, обеспечение отсутствия в цепочке поставок компании незаконной, высокорискованной или нарушающей права человека добычи, а также защиту репутации и интересов компании.
II. Область применения
Данная политика и процедура применяются ко всем видам деятельности, связанным с закупкой конфликтных минералов компанией и её дочерними предприятиями.
III. Определения
Конфликтные минералы: минералы, добываемые незаконно, с высоким риском или с нарушением прав человека в Демократической Республике Конго (ДРК) и прилегающих странах, включая олово, вольфрам, кобальт, тантал и редкоземельные элементы.
IV. Ответственность и распределение обязанностей
1. Отдел управления цепочкой поставок: отвечает за установление стандартов допуска поставщиков, чтобы обеспечить соответствие поставщиков требованиям компании по закупке конфликтных минералов; отвечает за регулярный пересмотр поставщиков для подтверждения их постоянного соответствия.
2. Отдел закупок: отвечает за выявление продукции, содержащей конфликтные минералы, в процессе закупок и за обеспечение их приобретения у соответствующих требованиям поставщиков; отвечает за коммуникацию с поставщиками и запрос необходимых подтверждающих документов.
3. Юридический отдел: отвечает за предоставление юридической поддержки для обеспечения соблюдения требований компании по закупке конфликтных минералов; отвечает за проверку подтверждающих документов, предоставленных поставщиками.
4. Отдел качества: отвечает за контроль качества закупаемой продукции, чтобы гарантировать соответствие продукции требованиям компании по качеству.
V. Процедура управления закупкой конфликтных минералов
1. Этап допуска поставщика: на этапе рассмотрения допуска поставщика отдел управления цепочкой поставок должен включать соответствие требованиям по конфликтным минералам в критерии оценки, чтобы новые поставщики соответствовали требованиям компании. Для существующих поставщиков необходимо проводить регулярные проверки для подтверждения их постоянного соответствия.
2. Этап закупки: отдел закупок должен выявлять продукцию, содержащую конфликтные минералы, в процессе закупок и обеспечивать её приобретение у соответствующих требованиям поставщиков. Перед подписанием договора закупки отдел закупок должен чётко согласовать с поставщиком порядок работы с конфликтными минералами и потребовать предоставления соответствующих подтверждающих документов.
3. Управление сертификатами: поставщик должен предоставить сертификаты, такие как отчёты стороннего аудита, в течение определённого срока после подписания договора, чтобы подтвердить, что закупаемая продукция не содержит конфликтных минералов. Юридический отдел должен проверить подлинность и действительность сертификатов.
4. Контроль качества: отдел качества должен проводить контроль качества закупаемой продукции, чтобы гарантировать соответствие продукции требованиям компании по качеству. Для продукции, содержащей конфликтные минералы, отдел качества должен уделять особое внимание качеству и соответствию источника.
5. Работа с ненадёжными поставщиками: для поставщиков, уличённых в поставках продукции с конфликтными минералами, компания должна немедленно приостановить сотрудничество и провести расследование. По результатам расследования должны быть приняты соответствующие меры, включая, но не ограничиваясь, расторжением договора, подачей иска и т.д. При этом поставщик должен быть внесён в чёрный список и уведомлённым другие отделы и дочерние предприятия.
VI. Обучение и информирование
Компания должна регулярно проводить обучение сотрудников по вопросам соответствия требованиям по конфликтным минералам для повышения их понимания и осведомлённости о соблюдении требований. Одновременно важность соблюдения требований по конфликтным минералам должна продвигаться среди сотрудников через внутренние каналы коммуникации, чтобы обеспечить соблюдение соответствующих правил в их повседневной работе.
VII. Контроль и оценка
Компания должна создать эффективный механизм контроля для регулярной проверки и оценки выполнения данной политики и процедуры каждым отделом и дочерним предприятием. Обнаруженные нарушения должны строго рассматриваться в соответствии с внутренними правилами компании, а ответственные лица привлекаться к ответственности.
Данная политика и процедура вступают в силу с даты их издания, и все отделы и дочерние предприятия обязаны строго их соблюдать. Любые изменения или корректировки данной политики и процедуры в особых случаях должны быть одобрены руководством компании до их внедрения.
