I. Propósito
Esta política y procedimiento tiene como objetivo estandarizar la gestión de minerales en conflicto involucrados en las actividades de adquisición de la empresa, asegurar que la cadena de suministro de la empresa no involucre actividades mineras ilegales, de alto riesgo o contrarias a los derechos humanos, y salvaguardar la reputación e intereses de la empresa.
II. Alcance de aplicación
Este procedimiento de política se aplica a todas las actividades relacionadas con la adquisición de minerales en conflicto por parte de la empresa y sus subsidiarias.
III. Definiciones
Minerales en conflicto: Se refiere a minerales extraídos de manera ilegal, de alto riesgo o contraria a los derechos humanos en la República Democrática del Congo (RDC) y sus países circundantes, incluyendo estaño, tungsteno, cobalto, tántalo y elementos de tierras raras.
IV. Responsabilidades y División de Trabajo
1. Departamento de Gestión de la Cadena de Suministro: Responsable de establecer los estándares de acceso para proveedores para asegurar que cumplan con los requisitos de cumplimiento de la empresa en la adquisición de minerales en conflicto; responsable de revisar periódicamente a los proveedores para garantizar su cumplimiento continuo.
2. Departamento de Compras: Responsable de identificar productos que involucren minerales en conflicto durante el proceso de adquisición y asegurar que provengan de proveedores que cumplan con los requisitos; responsable de comunicarse con los proveedores y solicitar los documentos de respaldo correspondientes.
3. Departamento Legal: Responsable de brindar apoyo legal para asegurar el cumplimiento de los requisitos de adquisición de minerales en conflicto de la empresa; responsable de revisar los documentos de respaldo proporcionados por los proveedores.
4. Departamento de Calidad: Responsable de la inspección de calidad de los productos adquiridos para asegurar que cumplan con los requisitos de calidad de la empresa.
V. Procedimiento de Gestión de la Adquisición de Minerales en Conflicto
1. Etapa de acceso de proveedores: Durante la revisión para el acceso de proveedores, el departamento de gestión de la cadena de suministro debe incorporar el cumplimiento de minerales en conflicto en los criterios de evaluación para asegurar que los nuevos proveedores cumplan con los requisitos de la empresa. Para los proveedores existentes, se deben realizar revisiones periódicas para garantizar su cumplimiento continuo.
2. Fase de adquisición: El departamento de compras debe identificar productos que involucren minerales en conflicto durante el proceso de adquisición y asegurar que provengan de proveedores que cumplan con los requisitos. Antes de firmar el contrato de adquisición, el departamento de compras debe acordar claramente con el proveedor el manejo de minerales en conflicto y exigir que el proveedor proporcione los documentos de respaldo correspondientes.
3. Gestión de documentos de certificación: El proveedor debe proporcionar documentos de certificación, como informes de auditoría de terceros, dentro de un plazo determinado después de la firma del contrato para demostrar que los productos adquiridos no involucran minerales en conflicto. El departamento legal debe revisar los documentos de certificación para asegurar su autenticidad y validez.
4. Inspección de calidad: El departamento de calidad debe realizar inspecciones de calidad en los productos adquiridos para asegurar que cumplan con los requisitos de calidad de la empresa. Para los productos que involucren minerales en conflicto, el departamento de calidad debe enfocarse en su calidad y cumplimiento de origen.
5. Manejo de proveedores no conformes: Para los proveedores identificados como involucrados en minerales en conflicto, la empresa debe suspender inmediatamente la cooperación y realizar una investigación. Según los resultados de la investigación, se deben tomar medidas apropiadas, incluyendo pero no limitándose a la terminación del contrato, presentación de demandas, etc. Al mismo tiempo, el proveedor debe ser incluido en la lista negra y notificado a otros departamentos y subsidiarias.
VI. Capacitación y difusión
La empresa debe realizar capacitaciones periódicas sobre cumplimiento de minerales en conflicto para los empleados, con el fin de mejorar su comprensión sobre los minerales en conflicto y la conciencia de cumplimiento. Al mismo tiempo, se debe promover la importancia del cumplimiento de minerales en conflicto a través de los canales de comunicación interna para asegurar que los empleados cumplan con las regulaciones relevantes en su trabajo diario.
VII. Supervisión y Evaluación
La empresa establecerá un mecanismo sólido de supervisión para inspeccionar y evaluar regularmente la implementación de esta política y procedimiento por parte de cada departamento y subsidiaria. Cualquier violación detectada será tratada estrictamente conforme a las regulaciones de la empresa, y se responsabilizará a las personas responsables correspondientes.
Este procedimiento de política entrará en vigor en la fecha de su emisión, y todos los departamentos y subsidiarias deberán cumplirlo estrictamente. Cualquier ajuste o modificación a este procedimiento en caso de circunstancias especiales debe ser aprobado por la dirección de la empresa antes de su implementación.
