I. Objet
Cette politique et procédure vise à standardiser la gestion des minerais de conflit impliqués dans les activités d'approvisionnement de l'entreprise, à garantir que la chaîne d'approvisionnement de l'entreprise n'implique aucune activité minière illégale, à haut risque ou contraire aux droits humains, et à protéger la réputation et les intérêts de l'entreprise.
II. Champ d'application
Cette politique et procédure s'applique à toutes les activités impliquant l'approvisionnement en minerais de conflit par l'entreprise et ses filiales.
III. Définitions
Minerais de conflit : désigne les minerais extraits illégalement, à haut risque ou de manière contraire aux droits humains en République démocratique du Congo (RDC) et dans les pays environnants, incluant l'étain, le tungstène, le cobalt, le tantale et les éléments de terres rares.
IV. Responsabilités et répartition des tâches
1. Département de gestion de la chaîne d'approvisionnement : responsable de la définition des critères d'accès des fournisseurs afin de garantir que ceux-ci respectent les exigences de conformité de l'entreprise pour l'approvisionnement en minerais de conflit ; responsable de la révision régulière des fournisseurs pour assurer leur conformité continue.
2. Département des achats : responsable d'identifier les produits impliquant des minerais de conflit lors du processus d'achat et de s'assurer qu'ils proviennent de fournisseurs conformes ; responsable de la communication avec les fournisseurs et de la demande des documents justificatifs pertinents.
3. Département juridique : responsable de fournir un soutien juridique pour garantir le respect des exigences de l'entreprise en matière d'approvisionnement en minerais de conflit ; responsable de l'examen des documents justificatifs fournis par les fournisseurs.
4. Département qualité : responsable de l'inspection qualité des produits achetés afin de garantir que les produits répondent aux exigences de qualité de l'entreprise.
V. Procédure de gestion de l'approvisionnement en minerais de conflit
1. Phase d'accès des fournisseurs : lors de l'examen d'accès des fournisseurs, le département de gestion de la chaîne d'approvisionnement doit intégrer la conformité aux minerais de conflit dans les critères d'évaluation afin de garantir que les nouveaux fournisseurs répondent aux exigences de l'entreprise. Pour les fournisseurs existants, des révisions régulières doivent être effectuées pour assurer leur conformité continue.
2. Phase d'achat : le département des achats doit identifier les produits impliquant des minerais de conflit lors du processus d'achat et s'assurer qu'ils proviennent de fournisseurs conformes. Avant de signer le contrat d'achat, le département des achats doit convenir clairement avec le fournisseur du traitement des minerais de conflit et exiger que le fournisseur fournisse les documents justificatifs pertinents.
3. Gestion des documents de certification : le fournisseur doit fournir des documents de certification, tels que des rapports d'audit tiers, dans un délai déterminé après la signature du contrat pour prouver que les produits achetés n'impliquent pas de minerais de conflit. Le département juridique doit examiner les documents de certification pour en garantir l'authenticité et la validité.
4. Inspection qualité : le département qualité doit effectuer des inspections qualité sur les produits achetés afin de garantir qu'ils répondent aux exigences de qualité de l'entreprise. Pour les produits impliquant des minerais de conflit, le département qualité doit se concentrer sur leur qualité et la conformité de leur origine.
5. Gestion des fournisseurs non conformes : pour les fournisseurs identifiés comme impliquant des minerais de conflit, l'entreprise doit suspendre immédiatement la coopération et mener une enquête. En fonction des résultats de l'enquête, des mesures appropriées doivent être prises, y compris mais sans s'y limiter la résiliation du contrat, le dépôt d'une plainte, etc. Parallèlement, le fournisseur doit être inscrit sur une liste noire et les autres départements et filiales doivent en être informés.
VI. Formation et sensibilisation
L'entreprise doit organiser régulièrement des formations sur la conformité aux minerais de conflit pour les employés afin d'améliorer leur compréhension des minerais de conflit et leur conscience de la conformité. Parallèlement, l'importance de la conformité aux minerais de conflit doit être promue auprès des employés via les canaux de communication internes afin de garantir que les employés respectent les réglementations pertinentes dans leur travail quotidien.
VII. Supervision et évaluation
L'entreprise doit établir un mécanisme de supervision efficace pour inspecter et évaluer régulièrement la mise en œuvre de cette politique et procédure par chaque département et filiale. Toute violation découverte doit être traitée strictement conformément aux règlements de l'entreprise, et les personnes responsables concernées doivent être tenues pour responsables.
Cette politique et procédure entre en vigueur à la date de sa publication, et tous les départements et filiales doivent s'y conformer strictement. Toute modification ou ajustement de cette politique et procédure en cas de circonstances particulières doit être approuvé par la direction de l'entreprise avant sa mise en œuvre.
